業務重點規則簡介
義守大學總務處文書組．行政公文、郵務處理、印信管理與辦公指引全攻略
傳遞文件
填寫明確標示項目
- 傳遞單位：務必清楚填寫寄件或送交之原屬單位。
- 收件單位：明確指出目標接收單位，避免分發錯誤。
- 文件內容：簡述文件主旨或摘要，以利快速分類。
郵寄業務
郵寄注意事項
- 標明郵寄單位：於信封上填寫完整收寄件資訊。
- 告知郵寄內容：主動提供或註明郵寄之核心品項。
- 超過五件掛號：單次掛號或紙本發函總數超過五件，請於下午三點前填寫申請書並傳送至公務信箱。
外送公文
交換注意事項
- 標明往來單位：準確填寫公文交換或往來的對象。
- 九點前投遞：外送文件請配合於早上九點前完成投遞，以符合當日交換時程。
- 重要文件簽收：涉及重要權益之公文，請務必落實簽收機制。
發文時效控管
- 當日處理截止：對外發文之公文，若於下午 3:30 前送達文書組，則當天處理。
- 隔日處理說明：若逾下午 4:00 送達，則文書組安排於隔天處理。
- 紙本發函勾送：紙本外行文，判行後除將實體函稿送文書組外，公文系統上仍須點選〔送文書組發文〕進行線上勾送。
電子公文簽核原則
- 簽核層級：除部分外來文可由一級主管代判外，對外發文或自創簽稿至少需由副校長以上判行。
- 機密文件保護：業務若具機密性質，請至「耗材申請專區」線上申請經核准後，再至文書組領取機密信封。
- 必填控管：凡「簽辦意見」欄未簽擬意見者，系統將無法執行「傳送」或「判行」動作。
電子用印申請與底稿規範
- 全面電子用印：學校聘書與證明書已全面推行電子用印，不再提供紙本空白聘書用紙。
- 文件檔案格式：請至網頁下載電子聘書底稿，編輯完成請務必壓縮圖片並轉存為PDF格式提供。多位委員或多人名冊請合併於同一份檔案。
- 底稿套用注意：套用底稿時，請特別注意排版，確保「校印」與「中華民國」字樣不要產生重疊；證明書標題亦須包含完整機關名稱。
核決權限與印信作業規範
- 用印基本依據：一律依本校「印信管理作業規範」辦理。凡須加蓋印信之文件，均應填寫「用印申請單」，陳奉校長核准後方可用印。
- 主管簽核簡化：已決行之公文申請蓋用印信（含電子用印），其用印申請單僅需一級主管簽核即可；多人用印應隨附名冊存參。
- 董事會備查案件：區分為不需送備查案（全面電子簽核）、需送備查案（線上核准後由承辦人列表輸出，併文件文件傳遞）、以及事涉董事業務需蓋用董事長私章案。
特殊或緊急狀況配套：
如遇特殊或緊急狀況，請單位派員親送，或由同仁自行至郵局交寄。若公文選擇寄送平信，需自行評估遺失風險，文書組將無法提供追蹤服務。
與我們聯繫 / Contact Us
與我們聯繫 / Contact Us
掌握重點規則 提升傳遞效率
義守大學總務處文書組．行政公文、郵務交換與電子用印申請核心指引
傳遞文件
填寫明確標示項目
- 傳遞單位：務必清楚填寫寄件或送交之原屬單位。
- 收件單位：明確指出目標接收單位，避免分發錯誤。
- 文件內容：簡述文件主旨或摘要，以利快速分類。
郵寄業務
郵寄注意事項
- 標明郵寄單位：於信封上填寫完整收寄件資訊。
- 告知郵寄內容：主動提供或註明郵寄之核心品項。
- 超過五件掛號：單次掛號或紙本發函總數超過五件，請於下午三點前填寫申請書並傳送至公務信箱。
外送公文
交換注意事項
- 標明往來單位：準確填寫公文交換或往來的對象.
- 九點前投遞：外送文件請配合於早上九點前完成投遞，以符合當日交換時程。
- 重要文件簽收：涉及重要權益之公文，請務必落實簽收機制。
發文時效控管
- 當日處理截止：對外發文之公文，若於下午 3:00 前送達文書組，則當天處理。
- 隔日處理說明：若逾下午 4:00 送達，則文書組安排於隔天處理。
- 紙本發函勾送：紙本外行文，判行後除將實體函稿送文書組外，公文系統上仍須點選〔送文書組發文〕進行線上勾送。
電子公文簽核原則
- 簽核層級：除部分外來文可由一級主管代判外，對外發文或自創簽稿至少需由副校長以上判行。
- 機密文件保護：業務若具機密性質，請至「耗材申請專區」線上申請經核准後，再至文書組領取機密信封。
- 必填控管：凡「簽辦意見」欄未簽擬意見者，系統將無法執行「傳送」或「判行」動作。
電子用印申請流程說明
- 無紙化政策：學校聘書已全面推行電子用印，不再提供紙本空白聘書。
- 檔案格式規範：電子聘書底稿請至網頁下載，編輯完成請先壓縮圖片，並轉存為PDF格式提供。多人用印請合併於同一份檔案。
- 核准勾送流程：線上用印核准後，請於系統勾送文書組，並同步發信至公務信箱，信件主旨需註明[用印申請]與[已核准之用印申請單號]。
核決權限與印信作業規範
- 用印基本原則：依本校「印信管理作業規範」辦理。凡蓋印文件均應填寫用印申請單。
- 簽核簡化流程：已決行之公文申請蓋用印信（含電子用印），其用印申請單僅需一級主管簽核即可；多人用印需隨附名冊備查。
- 董事會案件處理：涉及董事會備查或蓋用董事長私章案件，請於校內流程完成後，列表輸出已有校內核准流程之申請單傳遞辦理。
特殊或緊急狀況配套：
如遇特殊或緊急狀況，請單位派員親送，或由同仁自行至郵局交寄。若公文選擇寄送平信，需自行評估遺失風險，文書組將無法提供追蹤服務。
與我們聯繫
與我們聯繫
840 高雄市大樹區學城路一段1號
行政大樓 1 樓 — 總務處文書組
服務時間：08:00 - 12:00 & 13:00 - 17:00
公務資料電子郵件往來：請寄到 isugads@isu.edu.tw
文書與用印業務承辦窗口
📌 用印業務洽詢
- 承辦主管：陳甲樺
- 承辦人：吳幸儒
- 電話號碼：07-6577711 分機 2346
- 公務信箱：isugads@isu.edu.tw
💻 電子用印洽詢與申請說明
電子用印申請請將檔案寄至公務信箱：isugads@isu.edu.tw。
💡 了解更多導覽路徑：
首頁 / 文書資訊 / 用印資訊專區 / 用印業務說明
首頁 / 文書資訊 / 用印資訊專區 / 用印業務說明
📜 印信管理作業規範
本校相關用印申請悉依「印信管理作業規範」規定辦理。
掌握重點規則 提升傳遞效率
義守大學總務處文書組．行政公文與郵務處理核心指南
傳遞文件
填寫明確標示項目
- 傳遞單位：務必清楚填寫寄件或送交之原屬單位。
- 收件單位：明確指出目標接收單位，避免分發錯誤。
- 文件內容：簡述文件主旨或摘要，以利快速分類。
郵寄業務
郵寄注意事項
- 標明郵寄單位：於信封上填寫完整收寄件資訊。
- 告知郵寄內容：主動提供或註明郵寄之核心品項。
- 超過五件掛號：單次掛號或紙本發函總數超過五件，請於下午三點前填寫申請書並傳送至公務信箱。
外送公文
交換注意事項
- 標明往來單位：準確填寫公文交換或往來的對象。
- 九點前投遞：外送文件請配合於早上九點前完成投遞，以符合當日交換時程。
- 重要文件簽收：涉及重要權益之公文，請務必落實簽收機制。
發文時效控管
- 當日處理截止：對外發文之公文，若於下午 3:00 前送達文書組，則當天處理。
- 隔日處理說明：若逾下午 4:00 送達，則文書組安排於隔天處理。
- 紙本發函勾送：紙本外行文，判行後除將實體函稿送文書組外，公文系統上仍須點選〔送文書組發文〕進行線上勾送。
電子公文簽核原則
- 簽核層級：除部分外來文可由一級主管代判外，對外發文或自創簽稿（創簽、函等）至少需由副校長以上判行。
- 必填控管：凡「簽辦意見」欄未簽擬意見者，系統將無法執行「傳送」或「判行」動作。
- 平信風險評估：公文如需寄平信請自行評估，若發生遺失狀況，文書組將無法提供追蹤服務。
特殊或緊急狀況配套：
如遇特殊或緊急狀況，請單位派員親送，或由同仁自行至郵局交寄。
辦理指南與資訊專區總覽
📬 公文總收發管理
負責全校各單位紙本與電子公文之總收發、登記、分辦、時效管控及檔案稽催歸檔業務。
💻 系統推廣與電子化
落實無紙化綠色校園政策，全力推行「電子用印全面化」與「多文發送簽核簡化流程」。
⚙️ 系統操作與服務申請
提供教職員遭遇功能列顯示不全、列印錯碼之異常協助，並維護處理服務申請單。
👥 登記桌人員維護
專責維護全校各行政與教學單位登記桌人員權限權責設定，確保公文流程審核路徑流暢。
🚀 公務業務快捷資源導航