發文2件以上使用多文發送說明(106總文字第004號)
發文數量若為2件以上，且內容大致雷同，僅部分有差異者，陳核時僅須製作一份代表性之公文上簽即可，其詳細規定如所附之連繫單，請配合辦理。
說明:多文發送流程簡化及製作清單說明簡報
為簡化行政流程並提升公文辦理效率，針對「同性質、多對象」的發文作業，文書組已推行「多文發送簡化流程」。若您有兩件以上內容雷同的對外發函需求，可參考以下操作要點辦理，無需逐案重複跑簽核流程
一、 適用對象：
（一）對外發函數量達 2 件（含）以上。
（二）內容大致雷同，僅受文者、姓名或部分欄位有差異。
二、 操作三步驟（一代表、一清單、一註記）
（一）一代表：僅需挑選1份公文作為代表跑線上流程，其餘案件請先暫存於系統。
（二）一清單：製作「多文發送清單」並上傳至【發文附件】。
１、欄位要求：須包含項次、各案創稿文號、差異內容（如受文者）。
２、預留欄位：最後一欄名稱設為「發函文號」，內容請留白供文書組填寫。
（三）一註記：請務必在簽辦意見欄註明：「本文為多文發送之一，其餘公文詳如所附清單。」
三、 特別注意事項（法制與傳送）：
（一）合約審核：若涉及合約書，須先經法制組審核，並於簽辦意見加註：「公文附件已經法制組審核」。
（二）檔案傳送： 清單若未放於「發文附件」而放在「參考附件」，核准後請務必將電子檔 Email 給文書組承辦人（分機 2346），以免影響發文進度。
發函2件以上多文發送清單填寫填表說明
1.項次：請依發文的數量依序編列。
2.創稿文號：請依發文的創稿文號填寫。
3.第三欄位開始，請承辦人依實際上發函的狀況列出［欄位名稱］，再將各不同項次的［差異內容］列出，大部分差異內容都有受文者，所以可以列出欄位名稱為受文者，再各欄位內容列出單位，其他依序列出差異欄位，如果沒有就略過。
4.最後一位欄位請協助預留發函文號當欄位名稱，內容可以空白，文書組發函時會填寫。
5.請在簽辦意見要註明：本文為多文發送之一，其餘公文詳如所附清單。
6.核准後多文發送清單提供文書組：放在參考附件的檔案（多文發送清單），文書組沒辦法看到，可放在發文附件。或是放在參考附件，但簽核核准後，請承辦人將多發文清單另E-mail給文書組承辦人。
附加檔案