為簡化行政流程並提升公文辦理效率，針對「同性質、多對象」的發文作業，文書組已推行「多文發送簡化流程」。若您有兩件以上內容雷同的對外發函需求，可參考以下操作要點辦理，無需逐案重複跑簽核流程。
一、 適用對象
- （一）對外發發文數量達 2 件（含）以上。
- （二）公文內容大致雷同，僅受文者、姓名或部分欄位有差異。
二、 操作三步驟
請遵循「一代表、一清單、一註記」核心原則辦理：
僅需挑選 1 份 公文作為代表跑線上簽核流程，其餘雷同案件請先暫存於系統中，無須重複上簽。
製作「多文發送清單」並上傳至系統的【發文附件】欄位。
- １、欄位要求：須包含項次、各案創稿文號、差異內容（如受文者）。
- ２、預留欄位：最後一欄名稱設為「發函文號」，內容請留白供文書組填寫。
請承辦人務必在代表公文的簽辦意見欄中，完整註明以下提示字樣：
三、 特別注意事項（法制與傳送）
發文內容若涉及合約書，須先送經法制組審核通過，並於代表文之簽辦意見欄加註：「公文附件已經法制組審核」。
多文發送清單若未放於「發文附件」而誤放在「參考附件」，線上簽核核准後，承辦人務必主動將該清單電子檔 Email 給文書組承辦人（分機 2346），以避免發文端因權限無法讀取而影響發文進度。
📊 義守大學***單位 多文發送清單填寫範例
| 項次 | 創稿文號 | 差異欄位 1 | 差異欄位 2 | 差異欄位 3 | 差異欄位 4 | 發文字號 （由文書組填寫） |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | B111*** | ***醫院 | 實習＊＊＊科 | 吳同學 | 在此說明附件差異內容 | （留白不填） |
| 2 | B111*** | ***局 | 實習＊＊＊中心 | 林同學 | （留白不填） |
(例如：受文者不同等)
(例如：主旨的單位不同等)
(例如：說明學生名字不同等)
(例如：附件不同或其他說明不同)
✍️ 發函 2 件以上多文發送清單填表說明
發函2件以上多文發送清單填寫填表說明
1.項次：請依發文的數量依序編列。
2.創稿文號：請依發文的創稿文號填寫。
3.第三欄位開始，請承辦人依實際上發函的狀況列出［欄位名稱］，再將各不同項次的［差異內容］列出，大部分差異內容都有受文者，所以可以列出欄位名稱為受文者，再各欄位內容列出單位，其他依序列出差異欄位，如果沒有就略過。
4.最後一位欄位請協助預留發函文號當欄位名稱，內容可以空白，文書組發函時會填寫。
5.請在簽辦意見要註明：本文為多文發送之一，其餘公文詳如所附清單。
6.核准後多文發送清單提供文書組：放在參考附件的檔案（多文發送清單），文書組沒辦法看到，可放在發文附件。或是放在參考附件，但簽核核准後，請承辦人將多發文清單另E-mail給文書組承辦人。
附加檔案