• 電子聘書底稿下載：請務必至文書組表單網頁下載最新版本使用。
• 文件格式處理三步驟：
  • 1. 請在可編輯文件狀態（如 Word）內容完成後，請記得先壓縮圖片，避免檔案過大。
  • 2. 壓縮完成後，請一律轉成開放文件格式可攜式文件 (PDF) 格式上傳。
  • 3. 同一案件若有多位委員，請彙整於同份 PDF 檔案內提供，切勿拆分多檔。
• 校長職銜簽名章公告：如有公告須使用校長職銜簽名章，亦可提供掃描後的用印申請書及公告檔案，申請電子用印。

• 相關核可文件備齊（請至電子公文系統填寫用印申請單）：
  • 上傳［參考附件］已決行公文：凡蓋印信均應填寫用印申請單。惟已決行公文申請電子用印者，僅需一級主管簽核。請將此簡化流程的簽核紀錄依據上傳至［參考附件］。
  • 上傳［參考附件］核定名冊：申請有關證明書或聘書等多人用印，應隨附名冊存參，請將核定的名冊上傳至［參考附件］。
• 待用印文件檔案之嚴格審查：
  • 上傳［用印附件］聘書、證明書、公告、經費表件及合約書等，務必填寫完整。若須直屬主管核章之文件，須先行核章完整，才可掃描上傳。
  • 拒收空白表格上傳檔案不能是空白表格或未填寫完整的公文。必須依流程先經內部直屬主管核章完整，才能送跨單位處室及副校長以上核章。不符規定者一律退回。
  • 確認上傳完整送出電子用印前，請再次確認［用印附件］文件完整，且［參考附件］已附上佐證之簽核紀錄與名冊。
• 電子用印專屬郵寄與系統勾送：
  • 公務信箱：請寄至 isugads@isu.edu.tw。
  • 信件主旨：請清晰寫明「核准單號」。
  • 附加檔案：隨信只須提供電子用印之［用印附件］，其餘資料切勿重複提供。
  • 重要提醒：請務必記得在公文系統內「勾送文書組用印」，用印管理系統方可審閱並辦理相關訊息。

同仁若有以下特殊更正需求，請至總務處首頁「表單下載區」下載並填寫「電子公文系統服務申請單」送至文書組辦理：

• 公文流程異動：流程已確定但主管無法點選，或須由文書組介入維護更改流程、更改判行結果者（須有原判行者同意簽章）。
• 公文附件過大：附件總容量大小不符系統限制、無法自行上傳時，須由文書組協助後台上傳。
• 印信種類誤植：誤植印信種類須更正時，若不想重簽單，須填單異動並由原判行者同意後，方可依更正後之印信種類用印（否則須重新簽單）。
• 誤按內部存查：用印申請單請務必勾送文書組。若於歷史公文查詢時，不小心誤按「內部存查」類別，請重新簽單或填單申請更正。