印信管理作業規範

📑 相關規範與流程指引下載

📋 常用印信種類與使用時機摘要（依印信管理作業規範）

印信種類	法規適用時機說明	重要行政防錯提醒
校印（關防）	學位證書、聘書、證明書、合約(契約)書、人令、人事動態通知書、申請書、領據、委託書等。	• 凡須加蓋印信之文件均應填寫「用印申請單」。 • 多人用印（如大批聘書、證明書）應隨附名冊存參。
合約專用章	與校外機關、學校或其他單位簽訂合約(契約)書使用。	• 申請時應詳填雙方全名、合約名稱、標物、金額及合約編號。 • 建請多善用此章，避免因蓋用校印造成合約處雜亂。
校名章	合約(契約)書、申請書等。	• 用印文件超過二頁時，除另有規定外應加蓋騎縫章。
校長簽名章 / 私章	• 中文/英文簽名章：證明書、聘書、學位證書等。 • 職銜簽名章：對內對外行文、證明書等。 • 私章：合約書、會計表單、領據等。	• 已決行之公文申請用印（含電子用印），其申請單僅需一級主管簽核即可。 • 在職證明書（中英文）用印應加會人力資源處。

📄 用印申請規範與法規查閱

⚡ 全校核准後送用印分流指南

📝 途徑一：紙本用印辦理

請務必依用印類別與權責分項送交各點辦理：

1. 校長室 / 主秘核印：
如涉及「校長私章、校長職章(小官章)」等案件，請將已核准之用印單及原始紙本文件先送至校長室或主秘處用印。

2. 會辦單位核印：
如涉及「領據、會計表單相關案件」，請將已核准之用印單及文件先送往會計處或出納組用印。

3. 文書組核印：
其他用印種類（如校印關防、校名章、合約專用章、鋼印等），請攜帶核准單與文件送至文書組辦理。

💻 途徑二：電子用印辦理

第一步、準備齊全相關核可文件：
1. 用印申請單 💡 規範提醒：凡加蓋印信均應填單簽核。惟屬已決行之公文，用印申請單僅需「一級主管」簽核即可（電子用印同理）。
2. 決行之公文及多人名冊 💡 規範提醒：若屬證明書或聘書等多位委員之用印案，請務必隨附完整電子名冊檔案存參。
3. 待用印之文件原始檔案（如聘書、公告等 PDF 檔）。
第二步、公文系統端「勾送文書組」：
案件於線上核准後，請承辦同仁務必點選系統路徑切換，將案件傳送出去：
📂 系統內路徑：承辦人作業 ➔ 經辦公文 ➔ 勾選案件 ➔ 點選「送文書組用印」 ⚠️ 特別注意：若未於系統內完成此勾送動作，文書組將無法承接及辦理您的蓋印案件。
第三步、同步寄送電子檔案至公務信箱：
請將上述備齊之電子文件檔案（聘書、公告等原始檔）寄至本組公務信箱： ✉ 線上發送郵件 (isugads@isu.edu.tw)

📌 郵件主旨填寫格式規範：
主旨請務必嚴格註明：[用印申請]已核准的用印申請單號
（範例：[用印申請]S1140328001）

附加檔案