1核心宣導事項
承辦人如有會辦其他單位的需求，請直接選該單位登記桌；再次宣導簡化本校公文流程處理原則，請依規定辦理。
說明：
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一、 系統管控限制
承辦人設定未來點關卡時，如會辦其他單位，將由系統管控只能選該單位登記桌。📌 跨單位業務審核流程：承辦人 ➔ 二級主管 ➔ 一級主管 ➔ 會辦單位登記桌 ➔ 主任秘書 ➔ 權責副校長 ➔ 資深副校長 ➔ 校長⚠️ 註：主秘、副校長、校長的關卡不在此管控範圍。
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二、 提高公文處理效率與流程檢核
為避免因流程關卡過多而耽誤時效，請公文承辦人確實檢核簡化流程設定：
- 設定必要流程：公文案件需有多個不同單位參與會辦時，建議先以原文電子檔知會相關單位，彙整處理共識後上簽，並於簽辦意見中說明「已轉知會辦單位先行處理」，以避免會簽流程過於冗長，影響時效。
- 增加橫向聯繫：公文案件涉及單位內各組業務時，請事先跨組研議處理原則，由主責承辦人陳報，減少單位內會簽關卡之設定。
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三、 落實簡化原則
- 「公文流程」請落實簡化原則，亦請所屬主管共同檢視，如有過多或不宜等情事，應維護完整後才傳送。
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四、 業務參酌規範
- 總務處文書組已再彙編電子公文系統公文流程處理原則詳如次，供承辦同仁參酌，請依相關規範辦理，謝謝您的協助。
2 請依作業規範重視資訊安全保護措施
資安防護宣告
依據現行「文書及檔案管理電腦化作業規範」，凡進行公文電子交換之附件檔案，各承辦同仁請務必落實採行相應之資訊安全保護措施，以維護校務資料完整與傳輸安全。
📂 中央法規依據與校內公文
（內含中華民國109年12月7日臺教資(五)字第1090175535號函修正規定）
📊 附錄7：公文電子交換附件指定檔案格式
承辦同仁隨文上傳附件時，系統將自動比對相容格式。依規定建議優先採用開放或標準格式：
| 附件類型 | 允許檔案格式 | 系統建議原則 |
|---|---|---|
| 文字與文書 | ODF, PDF, DOCX, XLSX, PPTX, RTF | 後續有編輯需求優先採 ODF |
| 靜態圖形 | JPEG, GIF, BMP, TIFF, PNG, ODG | 不須編輯優先採 PDF / JPEG |
| 多媒體影音 | WAV, MP3, MPEG, MP4, WMV | 建議串流格式壓縮後上傳 |
3公文業務快捷資源導航
🖥️ 系統與操作平台
⚖️ 法規與章則辦法
🚀 培訓與數位推廣
4公文發送簽核流程簡化說明
為簡化行政流程並提升公文辦理效率，針對「同性質、多對象」的發文作業，文書組已全面推行「多文發送簡化流程」。若同仁有對外發函之需求，符合規範者無需逐案重複跑簽核流程，敬請依循以下要點辦理。
📌 符合以下狀況，即請配合辦理：
- 對外發函數量達 2 件（含）以上。
- 公文內容大致雷同，僅部分資訊有差異（如：受文者、金額、姓名、實習單位等）。
STEP 1
一代表：線上簽核
- 陳核時僅須挑選 1 份 公文作為代表跑線上流程。
- 其餘內容雷同案件，請先暫存於系統中，無須重複上簽。
STEP 2
一清單：製作附表
- 依序由 1 開始編列項次，並對應精確之系統創稿文號。
- 承辦人可自訂第3欄位起的「差異欄位」（如：受文者）。
- 最後一欄名稱請務必設為「發函文號」並維持留白，供文書組發函填寫。
STEP 3
一註記：文字宣告
- 承辦人上簽代表文時，必須確實於系統「簽辦意見」中完整註明提示字樣：
「本文為多文發送之一，其餘公文詳如所附清單。」
⚠️ 清單上傳與確保讀取機制：
- 方式 1（推薦）：將清單檔案直接放在公文系統的「發文附件」欄位，文書組核發時可直接讀取。
- 方式 2：若清單置於「參考附件」，線上簽核核准後，承辦人務必主動將清單電子檔 Email 給文書組承辦人，否則發文端將無法查閱清單。
📊 義守大學***單位 多文發送清單（填寫範例與規格說明）
| 項次 | 創稿文號 | 差異欄位 1 自訂變數（例如：受文者） |
|---|
附加檔案