承辦人如有會辦其他單位的需求，請直接選該單位登記桌；再次宣導簡化本校公文流程處理原則，請依規定辦理。
說明：
一、承辦人設定未來點關卡時，如會辦其他單位，將由系統管控只能選該單位登記桌。
(一)跨單位業務：承辦人→二級主管→一級主管→會辦單位登記桌→主任秘書→權責副校長→資深副校長→校長。
(二)主秘、副校長、校長的關卡不在此管控範圍。
二、為提高本校各項公文處理效率，避免因流程關卡過多而耽誤時效，請公文承辦人確實檢核簡化流程設定：
(一)設定必要流程：公文案件需有多個不同單位參與會辦時，建議先以原文電子檔知會相關單位，彙整處理共識後上簽，並於簽辦意見中說明，已轉知會辦單位先行處理，以避免會簽流程過於冗長，影響時效。
(二)增加橫向聯繫：公文案件涉及單位內各組業務時，請事先跨組研議處理原則，由主責承辦人陳報，減少單位內會簽關卡之設定。
三、 「公文流程」請落實簡化原則，亦請所屬主管共同檢視，如有過多或不宜等情事，應維護完整後才傳送。
四、 總務處文書組已再彙編電子公文系統公文流程處理原則詳如次，供承辦同仁參酌，請依相關規範辦理，謝謝您的協助。
請依作業規範重視文件保護
附件檔案資訊安全保護措施說明：電子交換之附件檔案，請採行資訊安全保護措施。為避免電子交換之公文發生附件檔案遭非授權機關或人員存取之情形，請貴機關採行資訊安全保護措施，請查照並轉知所屬。
- 查文書及檔案管理電腦化作業規範第14點第8款規定，(文書傳遞交換處理)本文與附件檔案大小，合計以不超過10MB（Mega byte）為原則；附件數量龐大或無法附隨於本文檔時，應於本文檔中敘明附件儲存位置或另置於共用附件下載區。惟部分機關執行上開規定時，因附件儲存位置或共用附件下載區之配套資訊安全保護措施不足，致有發生附件檔案遭非授權機關或人員存取之虞。
- 若貴機關之電子發文作業有於公文本文檔中敘明附件儲存位置或另置於共用附件下載區等情形，請即採行下列資訊安全保護措施：
- １、公文製作應區分有附件之正、副本及無附件之副、抄本分繕，對於無附件之副、抄本本文內容及附件欄位，應刪除附件儲存位置、附件下載網址、公文識別碼(或檔號)及下載密碼等附件下載訊息。
- ２、請清查附件儲存位置區及共用附件下載區之歷史資料，移除過期公文之附件檔案，並建立過期公文之附件檔案自動下架機制。
說明:多文發送流程簡化及製作清單說明簡報
為簡化行政流程並提升公文辦理效率，針對「同性質、多對象」的發文作業，文書組已推行「多文發送簡化流程」。若您有兩件以上內容雷同的對外發函需求，可參考以下操作要點辦理，無需逐案重複跑簽核流程
一、 適用對象：
（一）對外發函數量達 2 件（含）以上。
（二）內容大致雷同，僅受文者、姓名或部分欄位有差異。
二、 操作三步驟（一代表、一清單、一註記）
（一）一代表：僅需挑選1份公文作為代表跑線上流程，其餘案件請先暫存於系統。
（二）一清單：製作「多文發送清單」並上傳至【發文附件】。
１、欄位要求：須包含項次、各案創稿文號、差異內容（如受文者）。
２、預留欄位：最後一欄名稱設為「發函文號」，內容請留白供文書組填寫。
（三）一註記：請務必在簽辦意見欄註明：「本文為多文發送之一，其餘公文詳如所附清單。」
三、 特別注意事項（法制與傳送）：
（一）合約審核：若涉及合約書，須先經法制組審核，並於簽辦意見加註：「公文附件已經法制組審核」。
（二）檔案傳送： 清單若未放於「發文附件」而放在「參考附件」，核准後請務必將電子檔 Email 給文書組承辦人（分機 2346），以免影響發文進度。
附加檔案