包裹與交寄郵件注意事項說明
一、外部掛號郵寄規範（大於或等於 5 件）
- 填寫掛號郵寄申請單：請於郵寄前完整填寫，並詳細註明單位名稱、寄件事由及郵寄方式。
- 郵件依序整理：文件送交文書組前，請務必依「郵寄種類」及「名單順序」依序排列。收件人與寄件人資訊須正確完整，避免因資訊不全導致寄送延誤。
- 重要文件處理：具機密性或重要文件請一律採用「掛號郵寄」，以確保安全性與事後追蹤。
二、紙本發函填單條件（包含公文與開會通知）
- 適用範疇：每日勾送文書組發函的紙本總數量，或是單一份公文的收文者（含出席者、列席者）總數量大於 5 件時，皆須填寫郵寄申請單。
- 說明會資源：若需了解完整操作流程，可參考文書組說明會資源。
三、提交時間與風險評估
- 每日截止時間：請於每日下午 3:00 前，將郵件連同申請單電子檔送至文書組公務信箱。逾時將順延至下個工作日處理。
- 平信風險自負：僅掛號郵件提供追蹤服務；公文若評估後仍選擇寄發平信，如遇遺失將無法進行追蹤。
總務處文書組：外部郵件交寄特別通知
📌 外部掛號交寄規範
- 為提升郵件處理效率，若各單位郵寄掛號超過 5 件（含）以上之情況，請務必依校內規定辦理。
- 交寄前請依規範備妥申請單，以利後續流暢登錄與寄送作業。
⏰ 每日提交截止時間
- 請於每日下午 3:00 前，將郵件連同掛號申請單送達文書組。
- 逾時提交之件：將一律延至下個工作日進行處理，敬請特別留意公務時效。
🤝 單位配合與協助
- 敬請全校各單位遵循上述規則，以利整體郵件遞送順暢。
- 如有特殊交寄情況或需額外行政協助，請務必提前與文書組聯繫。
👩💼 業務聯繫人：文書組 唐鳳苓 分機：2343
附加檔案