📄 用印申請規範與法規查閱
⚡ 全校核准後送用印分流指南
📝 途徑一：紙本用印辦理
請務必依用印類別與權責分項送交各點辦理：
1. 校長室 / 主秘核印：
如涉及「校長私章、校長職章(小官章)」等案件，請將已核准之用印單及原始紙本文件先送至校長室或主秘處用印。
如涉及「校長私章、校長職章(小官章)」等案件，請將已核准之用印單及原始紙本文件先送至校長室或主秘處用印。
2. 會辦單位核印：
如涉及「領據、會計表單相關案件」，請將已核准之用印單及文件先送往會計處或出納組用印。
如涉及「領據、會計表單相關案件」，請將已核准之用印單及文件先送往會計處或出納組用印。
3. 文書組核印：
其他用印種類（如校印關防、校名章、合約專用章、鋼印等），請攜帶核准單與文件送至文書組辦理。
其他用印種類（如校印關防、校名章、合約專用章、鋼印等），請攜帶核准單與文件送至文書組辦理。
💻 途徑二：電子用印辦理
-
第一步、準備齊全相關核可文件：
1. 用印申請單 💡 規範提醒：凡加蓋印信均應填單簽核。惟屬已決行之公文，用印申請單僅需「一級主管」簽核即可（電子用印同理）。
2. 決行之公文及多人名冊 💡 規範提醒：若屬證明書或聘書等多位委員之用印案，請務必隨附完整電子名冊檔案存參。
3. 待用印之文件原始檔案（如聘書、公告等 PDF 檔）。 -
第二步、公文系統端「勾送文書組」：
案件於線上核准後，請承辦同仁務必點選系統路徑切換，將案件傳送出去：
📂 系統內路徑：承辦人作業 ➔ 經辦公文 ➔ 勾選案件 ➔ 點選「送文書組用印」 ⚠️ 特別注意：若未於系統內完成此勾送動作，文書組將無法承接及辦理您的蓋印案件。 -
第三步、同步寄送電子檔案至公務信箱：
請將上述備齊之電子文件檔案（聘書、公告等原始檔）寄至本組公務信箱： ✉ 線上發送郵件 (isugads@isu.edu.tw)
📌 郵件主旨填寫格式規範：
主旨請務必嚴格註明：[用印申請]已核准的用印申請單號
（範例：[用印申請]S1140328001）
⚖️ 印信選用指南與合約用印規範
⚠️ 廠商與實習合約簽訂重要提醒：
請各單位與廠商或實習單位簽訂合約時，用印申請單請儘量勾選「合約專用章」或「校名章」。
應盡量避免濫用「校印（關防）」，以防止合約用印處因大印繁雜造成版面雜亂，或因蓋印空間不足而導致無法順利完成用印。
應盡量避免濫用「校印（關防）」，以防止合約用印處因大印繁雜造成版面雜亂，或因蓋印空間不足而導致無法順利完成用印。
🔒 途徑一：校印（關防）維護管理
⚖️ 依據「印信管理作業規範」第五點(一)辦理
為有效管理及維護本校校印，請確認文件屬性（如：正式證明書、學位證書、聘書、重要校級委託書或領據等）。
建請確實屬於「重要文件」時，才向文書組申請加蓋校印關防。
建請確實屬於「重要文件」時，才向文書組申請加蓋校印關防。
🚀 途徑二：善用「合約專用章」與「校名章」
⚖️ 依據「印信管理作業規範」第五點(八)所述
【強烈建請多加善用】
凡與校外機關、學校或其他合夥單位簽訂合約（契約）書時，使用合約專用章能大幅縮短審核排隊流程，有效**增進整體行政用印效率**。
凡與校外機關、學校或其他合夥單位簽訂合約（契約）書時，使用合約專用章能大幅縮短審核排隊流程，有效**增進整體行政用印效率**。
📑 相關規範與流程指引下載
📋 常用印信種類與使用時機摘要（依印信管理作業規範）
| 印信種類 | 法規適用時機說明 | 重要行政防錯提醒 |
|---|---|---|
| 校印（關防） | 學位證書、聘書、證明書、合約(契約)書、人令、人事動態通知書、申請書、領據、委託書等。 |
• 凡須加蓋印信之文件均應填寫「用印申請單」。 • 多人用印（如大批聘書、證明書）應隨附名冊存參。 |
| 合約專用章 | 與校外機關、學校或其他單位簽訂合約(契約)書使用。 |
• 申請時應詳填雙方全名、合約名稱、標物、金額及合約編號。 • 建請多善用此章，避免因蓋用校印造成合約處雜亂。 |
| 校名章 | 合約(契約)書、申請書等。 | • 用印文件超過二頁時，除另有規定外應加蓋騎縫章。 |
| 校長簽名章 / 私章 |
• 中文/英文簽名章：證明書、聘書、學位證書等。 • 職銜簽名章：對內對外行文、證明書等。 • 私章：合約書、會計表單、領據等。 |
• 已決行之公文申請用印（含電子用印），其申請單僅需一級主管簽核即可。 • 在職證明書（中英文）用印應加會人力資源處。 |
📌 全校聘書全面落實電子用印公告
依據一111年09月30日工作聯繫單「總文字第006號」宣導，本校已不再提供紙本空白聘書用紙，全面改採電子用印作業。
依據二113年09月19日總文聯字第「H1130918002號」再次重申，請全校各單位務必配合辦理。
辦理指南與資訊專區
1
電子用印申請方式說明
請至電子公文系統提出用印申請，並詳閱文書組提供之系統操作及規格說明。
2
用印種類及使用時機宣導
申請前請務必確認蓋用印信種類是否符合法規與當前案件之使用時機。
線上核准後辦理步驟
3
系統端：勾送文書組
於公文線上用印獲核准後，請務必於系統內「勾送文書組用印」，若未勾送系統將無法承接案件。
4
Email端：寄送公務信箱
請同步將相關資料寄至文書組公務信箱： ✉ 發送郵件 (isugads@isu.edu.tw)
⚠️ 郵件主旨填寫規範：
主旨請嚴格依照此格式說明：[用印申請]及[核准單號]（例如：[用印申請]S1150908123）
主旨請嚴格依照此格式說明：[用印申請]及[核准單號]（例如：[用印申請]S1150908123）
⚖️ 印信選用指南與合約用印分流規範
📌 廠商與實習合約簽訂重要提醒：
請各單位與廠商或實習單位簽訂合約時，用印申請單請儘量勾選「合約專用章」或「校名章」。應避免頻繁蓋用「校印（關防）」，以防止合約用印處因關防印信體積繁雜造成版面雜亂，或因蓋印空間不足而導致無法順利完成用印。
🔒 途徑一：校印（關防）審慎管理
依據「印信管理作業規範」第五點(一)所述
為有效管理及維護本校「校印（關防）」，請各單位務必確認文件重要性。依規範校印適用於學位證書、聘書、正式合約書等。
建請確屬重大或重要文件時，再行申請蓋用校印關防。
建請確屬重大或重要文件時，再行申請蓋用校印關防。
🚀 途徑二：多加善用「合約專用章」
依據「印信管理作業規範」第五點(八)所述
【強烈建請同仁多加善用】
本章專門用於「與校外機關、學校或其他單位簽訂合約（契約）書」。善用合約專用章與校名章能大幅精簡行政核決層級，有效增進全校用印效率。
本章專門用於「與校外機關、學校或其他單位簽訂合約（契約）書」。善用合約專用章與校名章能大幅精簡行政核決層級，有效增進全校用印效率。
📄 用印申請規範與法規查閱
⚡ 全校核准後送用印分流指南
📝 途徑一：紙本用印辦理
請務必依用印類別與權責分項送交各點辦理：
1. 校長室 / 主秘核印：
如涉及「校長私章、校長職章(小官章)」等案件，請將已核准之用印單及原始紙本文件先送至校長室或主秘處用印。
如涉及「校長私章、校長職章(小官章)」等案件，請將已核准之用印單及原始紙本文件先送至校長室或主秘處用印。
2. 會辦單位核印：
如涉及「領據、會計表單相關案件」，請將已核准之用印單及文件先送往會計處或出納組用印。
如涉及「領據、會計表單相關案件」，請將已核准之用印單及文件先送往會計處或出納組用印。
3. 文書組核印：
其他用印種類（如校印關防、校名章、合約專用章、鋼印等），請攜帶核准單與文件送至文書組辦理。
其他用印種類（如校印關防、校名章、合約專用章、鋼印等），請攜帶核准單與文件送至文書組辦理。
💻 途徑二：電子用印辦理
-
第一步、準備齊全相關核可文件：
1. 用印申請單 💡 規範提醒：凡加蓋印信均應填單簽核。惟屬已決行之公文，用印申請單僅需「一級主管」簽核即可（電子用印同理）。
2. 決行之公文及多人名冊 💡 規範提醒：若屬證明書或聘書等多位委員之用印案，請務必隨附完整電子名冊檔案存參。
3. 待用印之文件原始檔案（如聘書、公告等 PDF 檔）。 -
第二步、公文系統端「勾送文書組」：
案件於線上核准後，請承辦同仁務必點選系統路徑切換，將案件傳送出去：
📂 系統內路徑：承辦人作業 ➔ 經辦公文 ➔ 勾選案件 ➔ 點選「送文書組用印」 ⚠️ 特別注意：若未於系統內完成此勾送動作，文書組將無法承接及辦理您的蓋印案件。 -
第三步、同步寄送電子檔案至公務信箱：
請將上述備齊之電子文件檔案（聘書、公告等原始檔）寄至本組公務信箱： ✉ 線上發送郵件 (isugads@isu.edu.tw)
📌 郵件主旨填寫格式規範：
主旨請務必嚴格註明：[用印申請]已核准的用印申請單號
（範例：[用印申請]S1140328001）
📜 聘書等證書底稿格式配合事項說明
💡 本校教職人員公務使用之電子聘書底稿格式，請各單位承辦同仁務必遵循以下規範辦理：
📁 格式與製作規範
-
至文書組網頁下載：
所有電子聘書底稿，請一律至文書組官方網頁下載最新版本，切勿私自留存舊檔重複修改。 -
格式製作三要素：
1. 編輯完成後，請記得壓縮檔案內的圖片以利網路傳輸。
2. 製作完成後請一律轉換為開放文件格式可攜式文件 (PDF) 格式。
3. 同一案件若有多位委員，請整合在同一份 PDF 檔案內提供，請勿拆成多個單獨檔案。 -
校長職銜簽名章申請：
各單位如有公告、公文須使用校長職銜簽名章，可檢附「掃描後的紙本用印申請書」及「公告原始電子檔」，直接向本組申請電子用印。
⚡ 用印申請與檢核步驟
1
核可文件與用印申請單
準備奉核之用印單。
⚖️ 規範提醒：凡蓋印信均需填單核准。惟屬已決行之公文（含電子聘書），用印單僅需一級主管簽核即可。2
決行公文及多人名冊
準備佐證公文及名冊。
⚖️ 注意事項：若屬核發聘書、證明書等多人用印案件，請務必隨附完整名冊電子檔以供備查存參。3
待用印之原始文件檔案
請確認需加蓋電子印信之聘書、證書或公告等原始 PDF 檔案已調整好格式並備妥妥當。
附加檔案