義守大學總務處

一、依本校「印信管理作業規範」辦理

二、建請多善用「合約專用章」以增進用印效率，其使用時機依該規範第五點(八)所述「與校外機關、學校或其他單位簽訂合約（契約)使用」。

三、為有效管理及維護本校「校印（關防)」，其使用時機請依該規範第五點(一)所述，建請重要文件時才申請用印。

四、請各單位與廠商或實習單位簽訂合約時，用印申請單儘量勾選校名章 或合約專用章，避免因蓋用「校印(關防)」，造成合約用印處雜亂 或空間不足無法用印。

聘書等證書：本校教職人員公務使用電子聘書底稿格式配合事項說明如次： 

• 配合事項說明：

• (一)電子聘書底稿，請至文書組網頁下載使用。
  (二)文件格式：
  １、請在編輯文件完成後請記得壓縮圖片。
  ２、後轉成開放文件格式可攜式文件(PDF)格式。
  ３、同案件多位委員請以同份檔案提供。
  (三)如有公告須使用校長職銜簽名章，亦可提供掃描的用印申請書及公告檔案，申請電子用印。
  

• 用印申請規範及郵寄公務信箱：

• (一)相關核可文件備齊：
  １、用印申請單（依印信管理作業規範四：凡須加蓋印信之文件，均應填寫「用印申請單」，陳奉校長核准後，始可用印。惟已決行之公文，申請蓋用印信，其用印申請單僅需一級主管簽核即可，申請電子用印者亦同。）
  ２、決行之公文及名冊（依印信管理作業規範七、注意事項：(六)申請有關證明書或聘書等之多人用印，應隨附名冊存參。）
  ３、待用印之文件檔案。（聘書、公告等）
  (二)寄給本組公務信箱：isugads@isu.edu.tw。

為考量環保及電子化趨勢，自即日起文書組不再提供紙本空白聘書用紙，另有關 本校總務系統內耗材申請項目之空白聘書同步移除，請配合辦理。各單位若需電子聘書、相關證書等底稿，請連結文書組［表格下載］下載使用。