✍️ 義守大學用印申請核准與系統辦理指南
🌿 推廣表單電子化．落實校園無紙化：
辦理實體用紙蓋印時，同仁請僅須在文件上貼上［核准單號字條］即可送件，請絕對不要印出紙本用印申請單，共同響應綠色行政節約紙張。
⚖️ 途徑一：申請單權責與流程簡化原則
凡須加蓋本校印信之文件，均應填寫用印申請單陳奉核准後始可用印。
💡 簽核簡化處理原則：
1. 已決行公文：申請蓋用印信（含電子用印者），其用印申請單僅需一級主管簽核決行即可。
2. 檢附參考附件：用印公文所檢附之「參考附件」只要能清晰揭示用印事由業經符合決行層級核准，該用印申請單即可由一級主管逕行決行。
1. 已決行公文：申請蓋用印信（含電子用印者），其用印申請單僅需一級主管簽核決行即可。
2. 檢附參考附件：用印公文所檢附之「參考附件」只要能清晰揭示用印事由業經符合決行層級核准，該用印申請單即可由一級主管逕行決行。
⚙️ 途徑二：核准後系統送件與流程簡報
用印案經線上核准後，不論是遞送實體紙本或是辦理電子用印，承辦同仁請務必於公文系統內完成「勾送文書組」的關鍵動作：
系統選單 ➔ 承辦人作業 ➔ 經辦公文 ➔ 勾選案件 ➔ 點選［送文書組用印］
⚠️ 特別提醒：若未於公文系統點選送出，文書組在後端將無法承接及蓋印您的案件。
📜 聘書等證書底稿格式配合事項說明
💡 本校教職人員公務使用之電子聘書底稿格式，請各單位承辦同仁務必遵循以下規範辦理：
📁 格式與製作規範
-
至文書組網頁下載：
所有電子聘書底稿，請一律至文書組官方網頁下載最新版本，切勿私自留存舊檔重複修改。 -
格式製作三要素：
1. 編輯完成後，請記得壓縮檔案內的圖片以利網路傳輸。
2. 製作完成後請一律轉換為開放文件格式可攜式文件 (PDF) 格式。
3. 同一案件若有多位委員，請整合在同一份 PDF 檔案內提供，請勿拆成多個單獨檔案。 -
校長職銜簽名章申請：
各單位如有公告、公文須使用校長職銜簽名章，可檢附「掃描後的紙本用印申請書」及「公告原始電子檔」，直接向本組申請電子用印。
⚡ 用印申請與檢核步驟
1
核可文件與用印申請單
準備奉核之用印單。
⚖️ 規範提醒：凡蓋印信均需填單核准。惟屬已決行之公文（含電子聘書），用印單僅需一級主管簽核即可。2
決行公文及多人名冊
準備佐證公文及名冊。
⚖️ 注意事項：若屬核發聘書、證明書等多人用印案件，請務必隨附完整名冊電子檔以供備查存參。3
待用印之原始文件檔案
請確認需加蓋電子印信之聘書、證書或公告等原始 PDF 檔案已調整好格式並備妥妥當。
⚖️ 印信選用指南與合約分流規範
📌 各單位與廠商、實習單位簽訂合約重要提醒：
填寫用印申請單時，請檢視文件確實，並請儘量勾選「合約專用章」或「校名章」。務必避免頻繁盖用「校印（關防）」，以防止合約用印處因關防印信體積繁雜造成版面雜亂，或因蓋印空間不足而導致無法順利完成用印。
🔒 途徑一：校印（關防）審慎管理
依據「印信管理作業規範」第五點(一)所述
為有效管理及維護本校「校印（關防）」，請各單位務必確認文件之屬性與重要性。依規範校印適用於重大校級契約、學位證書或正式聘書等。
建請確實屬於「重要文件」時，再行向文書組申請加蓋校印關防。
建請確實屬於「重要文件」時，再行向文書組申請加蓋校印關防。
🚀 途徑二：多加善用「合約專用章」
依據「印信管理作業規範」第五點(八)所述
【強烈建請同仁多加善用】
本章專門用於「與校外機關、學校或其他單位簽訂合約（契約）書」。善用合約專用章能大幅精簡行政核決層級，有效減少排隊等候時間並增進全校用印效率處置。
本章專門用於「與校外機關、學校或其他單位簽訂合約（契約）書」。善用合約專用章能大幅精簡行政核決層級，有效減少排隊等候時間並增進全校用印效率處置。
附加檔案