用印申請至系統

📌 電子化用印推廣與簽核程序規範

⚖️ 流程簡化：用印公文簽核處理原則

為精簡校內行政程序並提升簽核效率，請各承辦單位配合以下原則辦理：

🎯 用印申請公文所檢附之「參考附件」中，若已能清晰揭示該用印事由業經符合決行層級核准者，該篇用印申請公文得由「一級主管」直接決行。

💻 系統連動：送文書組用印必要動作

用印申請案件在獲得線上核准之後，不論後續是遞送實體紙本或是辦理電子用印，請承辦同仁務必記得於系統內執行傳送：系統選單 ➔ 承辦人作業 ➔ 經辦公文 ➔ 勾選案件 ➔ 點選［送文書組用印］ ⚠️ 特別注意：若未於公文系統完成上述勾選並按鍵傳送，文書組在後端管理介面將無法承接及蓋印您的案件。

📊 電子化流程多媒體操作指引

關於「用印申請3種格式（不需送董事會案、需送董事會案、事涉董事業務案）」的詳細電子化簽核流程與實作說明，同仁請多加善用以下資源查閱：

⚖️ 印信選用指南與合約分流規範

📌 各單位與廠商、實習單位簽訂合約重要提醒： 填寫用印申請單時，請檢視文件確實，並請儘量勾選「合約專用章」或「校名章」。務必避免頻繁盖用「校印（關防）」，以防止合約用印處因關防印信體積繁雜造成版面雜亂，或因蓋印空間不足而導致無法順利完成用印。

🔒 途徑一：校印（關防）審慎管理

依據「印信管理作業規範」第五點(一)所述

為有效管理及維護本校「校印（關防）」，請各單位務必確認文件之屬性與重要性。依規範校印適用於重大校級契約、學位證書或正式聘書等。
建請確實屬於「重要文件」時，再行向文書組申請加蓋校印關防。

🚀 途徑二：多加善用「合約專用章」

依據「印信管理作業規範」第五點(八)所述

【強烈建請同仁多加善用】
本章專門用於「與校外機關、學校或其他單位簽訂合約（契約）書」。善用合約專用章能大幅精簡行政核決層級，有效減少排隊等候時間並增進全校用印效率處置。

📄 用印申請單：3種格式與支援軟體對照表

🌿 辦理實體用紙蓋印請貼上［核准單號字條］，請勿印出紙本用印申請單。

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📞 業務窗口聯繫方式

吳幸儒總務處文書組．業務承辦人

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各單位承辦同仁請注意：
凡申請開立或加蓋「在職證明書（中、英文版）」之用印案件，依學校行政流程規定，送交文書組前請務必先會辦「人力資源處」審核，以利加速核印時效。

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