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系統操作

行政主管操作電子公文系統操作資訊

義守大學總務處文書組編製：兼任行政主管教師專用「決策權限調度與屬員進度效能監控」快速上手指南

為使每學年度首次擔任兼任行政主管之教師瞭解本校各行政單位之各項作業，敬請查閱電子公文系統行政主管操作的說明資料，期協助兼任行政主管之教師上任後順利推動各項業務，請點擊連結🔗檔案謝謝您。

第1部分：權限、環境與初次登入設定

  • 多重身份檢覈：支援身分切換登入，各單位待處理事項與代理公文數量一目了然。
  • 個人化配置：初次登入需補全個人聯絡資訊，並可預先設定「常用詞彙」與「常用預設流程」以加速行政效率。

第2部分：核心決策與簽核處理原則

  • 核判界線：內部簽陳/開會通知單由一級主管判行；對外發函（發文函稿）則須陳核至副校長以上層級判發。
  • 高階特權操作：主管擁有線上直接修改承辦人公文內文（主旨、說明、附件）之權限，不需費時退文，大幅縮短公文旅行時間。
  • 加簽與調度：可於線上對公文流程執行【上移】、【下移】或【刪簽】，臨時動態加簽會辦關卡。

第4部分：異常應變與文書組支援配套
  • 義守大學新進主管電子公文系統操作講義(20260825文書組更新)

    • 電子公文系統其他資訊

    義守大學總務處文書組公告：國家發展委員會 XCA 憑證卡片申請流程、HiCOS 驅動元件下載與環境安全調校

    🌐 全國公文電子交換地址簿下載 國家發展委員會公文電子交換網路（eSet）各級機關通訊錄名冊
    外部下載
    📄 國家政府文件開放格式（ODF-CNS 15251）實施計畫專區 本校各行政與教學單位隨文發送之電子公文附件請優先轉換使用 ODF 格式
    校內專區
    📦 HiCOS 卡片管理工具整合元件安裝包 中華電信代收核心驅動套件 (更新公告 2026/01/23：全新升級安全效能)
    安全下載
    📕 HiCOS 卡片管理工具完整操作說明手冊 (2026) 內含：移除舊版程式、重新安裝、檢測、鎖卡解碼及使用環境檢測詳細 SOP
    PDF 指南
    電子公文系統其他資訊

  • 相關作業洽XCA組織及團體憑證管理中心
  • 為落實使用者付費原則，促進用戶有效運用及管理憑證，自民國107年2月1日起，由申請用戶自行負擔組織及團體憑證IC卡工本費每張新臺幣420元(含郵寄費用)
  • HiCOS-讀取卡片的環境有不確定時，可針對環境簡單的檢試
  • 煩請撥打至客服專線-客服專線:02-2192-7111

    • 📢 本校電子公文系統已完成現代化重構優化更版！ 💻 點此查閱更版操作說明

    📂 電子公文系統相關操作手冊與設定指引下載

    🛠️ 系統環境與障礙排除說明
    📖 核心公文操作手冊
    💡 進階功能與公務注意事項

    電子公文系統問題排除與核心環境設定指南

    義守大學總務處文書組編製：提供全校教職員遭遇功能列顯示不全、公文列印錯碼等異常之標準排除 SOP

    Q1 操作畫面功能列，顯示不完整時？

    🟢 標準排除程序：
    此狀況多為瀏覽器過往的暫存快取阻礙系統腳本載入。請先清除瀏覽器的瀏覽歷程記錄，清除快取影像及檔案，再重新載入網頁來排除。

    Q2 無法順利公文列印，產生錯碼時，如何排除問題？

    🟢 標準排除程序：
    此異常通常因第三方網頁擴充功能（如 Adobe Acrobat 編輯套件、Google 文件離線檢視器等擴充插件）衝突所致。請先嘗試將擴充功能關閉，再重新載入，後再重新公文列印即可排除問題。

    🖥️ 管道一：針對功能列顯示不全（Q1）— 各瀏覽器快取清理 SOP

    🌐 Google Chrome
    1. 開啟瀏覽器「設定」
    2. 選擇「隱私權和安全性」
    3. 點選「清除瀏覽資料」
    4. 確實勾選「快取圖片和檔案」並清除。
    🌐 Microsoft Edge
    1. 開啟瀏覽器「設定」
    2. 選擇「隱私權、搜尋與服務」
    3. 點選「清除瀏覽歷程記錄」
    4. 勾選「快取影像及檔案」執行清除。
    🦊 Mozilla Firefox
    1. 開啟右上角「漢堡選單」➔「設定」
    2. 選擇「隱私權與安全性」
    3. 於瀏覽紀錄欄位選擇「清除歷史紀錄」
    4. 確實勾選「快取」並即刻清除。

    ⚠️ 重要公告：常態性公務登錄與定期申報，請務必依循正規管道申請指定用途之「組織附卡」，以符資安與權責規範。

    🛡️ 本校 XCA 組織憑證管理規範與申報指引

    為維護校園公務資訊安全，確保各項法定業務（如溫室氣體排放量盤查、勞健保、環境申報等）順利推動，本校辦理各類系統登錄時，一律禁止使用個人自然人憑證進行公務委任授權，應採專款專用之「組織附卡」制度。

    為什麼辦理公務不可使用「個人自然人憑證」委任？

    最重要：權責分明

    公私分明與法律權責

    各校公務登錄屬學校（法人）之法定申報義務，非個人行為。若綁定個人卡，一旦同仁職務輪調、離職，學校申報權限將立即中斷；未來若發生數據誤植或面臨法律責任，公務與私人的權責將難以釐清。

    外部查核

    資安控管與政府稽核

    本校接受環境部或教育部之資安稽核時，外部稽核員會嚴格審查系統「權限控管流向」。使用個人憑證進行法人系統授權，在實務稽核標準上屬於顯著之系統安全性漏洞。

    正確作法

    附卡具備限制用途功能

    憑證中心（XCA）特設「附卡」制度，即是為因應特定公務登錄需求。附卡上會清楚載明學校全銜與特定用途（例如：環境申報專用），既能合法代表學校，又能嚴格限縮卡片操作權限。

    組織憑證與個人憑證規範對比表

    比較項目 組織正卡 (正本) 組織附卡 (標準合規作法) 個人自然人憑證 (不符規範)
    主要用途 學校最高權限卡。用於管理附卡、最高層級公務簽核。 專辦特定公務（如：溫室氣體申報、環境管制、勞健保）。 個人私務（如：綜合所得稅網路報稅、個人勞保查詢）。
    卡片名稱顯示 僅顯示「學校全銜」。 顯示「學校全銜」＋「特定用途（如：環保業務專用）」。 僅顯示「個人姓名與身分證字號」。
    權責歸屬 學校法人。 學校法人（專人、專卡、專用）。 屬於同仁個人私產（即便授權委任，本質仍是個人卡）。
    職務異動處理 人員離職不影響卡片，僅需變更後台管理員。 同仁業務輪調時，只需將卡片連同密碼移交接辦人即可。 人員離職或調職，必須重新辦理委任解約，否則有越權外洩風險。

    申辦公務附卡三步驟

    為使您的業務順利推動，文書組已準備完整的申辦指引。請依循以下步驟辦理：

    1. 點選下方下載按鈕，參閱「XCA憑證申請及繳費範例」。
    2. 於線上填寫申請單時，請務必於用途欄位指定為所需求的業辦項目，例如：【****登錄/***業務專用】。
    3. 依流程完成繳費並備函送交教育部初審，通過後憑證中心將製卡並寄發給您。

    需要開始申請或有其他疑問嗎？

    📋 下載 XCA 憑證申請與繳費範例 相關作業洽XCA組織及團體憑證管理中心
    或先諮詢📞 聯絡文書組（分機2346）

    附加檔案