總務處文書組：全校公文作業流程與簽核規範指引
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📄 下載 PDF核心規範 修編日期：113/11/13義守大學電子公文系統公文流程處理原則
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📄 下載 PDF工作聯繫單 (109) 義大人字第304號重申有關承辦公文設定簽核流程事宜特別公告
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📄 下載 PDF作業程序 電腦文稿製作公文文稿製作［收文］／［發文］標準作業程序
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📄 下載 PDF資料流程圖 外來文與自創稿公文文稿製作［收文］／［發文］作業程序視覺化流程圖
總務處文書組
承辦外來文及發文注意事項
電子公文系統公文流程處理原則
核心判行與簽核權責
除部分外來文(收文)可由承辦單位之一級主管代判外，其餘對外發文或創簽至少需由副校長判行。
【公文簽核流程】
承辦人
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二級主管
➔
一級主管
➔
會辦(簽)單位
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主任秘書
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副校長
(含督導副校長)
(含督導副校長)
➔
校長
收文注意事項
電子收文
所有流程均在線上簽擬，文書組不提供紙本。判行後，直接在線上送文書組結案即可。
紙本收文
所有流程均在線上簽擬。文書組會將公文掃瞄成電子檔，但無法掃瞄之實體附件將送交承辦單位登記桌。承辦人簽擬時，應將實體附件一併陳閱，判行後在線上送文書組結案。
發文注意事項
- 電子發文及無附件公文：於判行後，送文書組核校後發文即可。
- 紙本發文之公文：對外行文若屬「紙本傳送」型態，判行後除了必須將紙本函稿（含附件）送交文書組外，公文系統上仍須按〔送文書組發文〕按鈕進行勾送。
- 發文截止時效：對外發文之公文，若於下午 15:30 前送達文書組，則當天處理；若逾下午 16:00 則延至隔天處理。
- 單軌作業原則：為使公文流程單純化，電子公文系統已取消電子文與紙本文並行之作業方式。
創簽稿採「紙本傳送」之例外情形
自創簽稿（簽陳、函、書函、內部公告、內部開會通知單）一律以電子傳送為主。唯有符合下列情形之一者，方可採用紙本傳送，不需作電子傳送：
- 公文屬密等（機密公文）者。
- 公文任一附件不能或無法掃瞄成電子檔案者，或公文附件檔案總容量超過 2MB 者（請依據本校電子公文線上簽核作業要點辦理）。
- 公文任一附件必須用印（蓋印信）者。
時效管制與簽辦規範
🕒 處理時效：請各單位於公文判行後儘快送交文書組結案或發文。文書組將每個月將各單位的公文承辦件數、處理時效及逾期件數陳核至總務長。
✍️ 簽辦意見欄控管：凡「簽辦意見」欄未簽擬任何意見者，系統將無法執行「傳送」或「判行」動作，以確保電子公文系統權責明確。
公文 E-MAIL 自動通知機制
1. 到件通知
2. 電子公文退文通知
3. 電子公文判行通知
4. 逾期 2 天未簽核
5. 代理公文通知
6. 登記桌逾期 1 天未處理
7. 主管 6、12、18 時到件通知
8. 主管 18 時公文判行通知
機密信封領取規範
各單位於業務上若涉及機密性質者，請依循以下步驟領取機密信封：
1 進入「耗材申請專區」提出申請
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2 單位權責主管審核核準
➜
3 至文書組領取機密信封
附加檔案