📋 總務處文書組：掛號郵寄與公文發函注意事項
📌 哪些情況「必須」填寫掛號郵寄申請書？
- 大宗掛號文件：為提升郵件處理效率，凡交寄掛號超過 5 件（含）之情況，均須填列申請書。
- 紙本發函規範：不限於一般信件，紙本發函也同樣需要填寫。
- 數量計算基準：
• 每日勾送文書組發函的紙本總數量 大於 5 件。
• 單份公文之收文者總數量 大於 5 件。 - 郵件排列防呆：交寄文件前，請務必將郵件按順序排列，並列印一式兩份申請單一併送交。
⏰ 提交截止時間與追蹤風險
- 協助郵寄截止時間：請於每日下午15時前將郵件連同申請單送達文書組。
- 逾時處理機制：超過上述郵寄時間送達之郵件，將一律延至下個工作日寄出。
- 重要文件與平信風險：
• 僅「掛號」郵件需填寫申請書以利追蹤安全性。
• 公文若欲寄發「平信」，請各單位自行評估風險，如遇遺失將無法進行任何進度追蹤。
🤝 單位遵循與業務窗口
- 敬請全校各單位遵循上述規則，以利郵件精確遞送。如有特殊情況或需額外行政協助，請提前與文書組聯繫。
- 參考資訊：詳細公務指引可洽詢 文書組工作聯繫單。
- 業務窗口：文書組 唐小姐（聯絡分機：2343）。
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