義守大學總務處

一、 紙本公文簽核欄位設定說明

1. 各級單位簽核傳遞鏈

   辦理校內紙本公文時，請承辦同仁確實遵循下列由上而下的標準簽核欄位設定：

   (一) 承辦單位

   承辦人 ➔ 二級主管 ➔ 一級主管

   (二) 會辦單位

   擬會辦之目標單位 ➔ 主任秘書

   (三) 決行欄位

   權責副校長 ➔ 資深副校長 ➔ 校長

二、 密件外來公文處理規範

2. 多軌即時通知與簽領機制

   承辦人如有承辦密件外來文，文書組將啟動嚴密的多管道聯絡機制：

   📞 1. 電話通知簽領

   文書組將直接透過電話聯繫承辦人，請務必主動前往指定地點進行公文簽領。

   ✉️ 2. 公務信箱警示

   系統同步寄送主旨為［密件外來公文通知］之警示郵件至個人公務信箱。

   💾 3. 附隨電子檔案

   郵件內將隨附該密件公文對應之「簽辦單電子檔案」，供同仁繕打意見使用。
3. 繕打印出與實體傳遞要點
   • 實體繕打附卷：請承辦同仁依工作聯繫單說明繕打簽辦意見，完成後將其**列印輸出**，並確實附於密件外來文後方。
   • 實體紙本流程：密件公文後續之一切傳遞、陳核皆維持**實體紙本流程**運作。
   • 專用防護封套：為維護極致資安，密件公文不論是校內收文階段，或是後續對外行文，必須全程一律使用【機密檔案專用封套】封裝。
4. 主管追蹤控管配套（依沈副校長指示辦理）
   • 依據沈副校長重要指示，凡屬密件公文，系統與文書組將**一併主動通知該承辦單位之直屬一級主管、二級主管**。
   • 請各級主管共同協助督導並嚴密追蹤該密件之承辦情形，確保公文辦理時效與校務機密安全。