公文流程簡化與最速件處理規範專區
📌 重要宣導：宣導簡化本校公文流程處理原則，請依規定辦理。
說明：
-
為提高本校各項公文處理效率，避免因流程關卡過多而耽誤時效，請公文承辦人確實檢核簡化流程設定：
- (一) 設定必要流程：公文案件需有多個不同單位參與會辦時，建議先以原文電子檔知會相關單位，彙整處理共識後上簽，並於簽辦意見中說明，已轉知會辦單位先行處理，以避免會簽流程過於冗長，影響時效。
- (二) 增加橫向聯繫：公文案件涉及單位內各組業務時，請事先跨組研議處理原則，由主責承辦人陳報，減少單位內會簽關卡之設定。
- 「公文流程」請落實簡化原則，亦請所屬主管共同檢視，如有過多或不宜等情事，應維護完整後才傳送。
- 總務處文書組已彙編電子公文系統公文流程處理原則，供承辦同仁參酌，請依相關規範辦理，謝謝您的協助。
*優化簡化本校最速件公文處理原則
-
最速件關卡鎖定與系統自動控管
- 為提高本校最速件公文之處理效率，避免因流程關卡過多而耽誤時效，流程關卡統一設定為「承辦人→二級單位主管→一級單位主管→主任秘書→權責副校長→資深副校長→校長」。
- 於 111 年 11 月 21 日起由系統自動增加「公文流程」，請依規定辦理。由系統自動增加於「未來點」。
📋 系統自動控管「最速件」標準簽核關卡軌跡：承辦人 ➔ 二級單位主管 ➔ 一級單位主管 ➔ 主任秘書 ➔ 權責副校長 ➔ 資深副校長 ➔ 校長 -
最速件涉及跨單位會辦之應變措施
- 最速件公文若涉及會辦單位，需於簽核意見中說明，同時將來文先行以 e-mail 轉知會辦單位先行處理。
-
公文決行後處理原則（多管道分流指引）
👉 (一) 如須復文者
於復文擬稿時，將已決行最速件公文之簽核紀錄張貼於【參考附件】欄位，並依會辦單位設定簽核流程。
👉 (二) 如須轉知相關單位者將已決行最速件公文之簽核紀錄另以「專簽方式」加會相關單位，無須知會相關單位者，則免提專簽。
重要指示通知與公文處理稽催機制
📢 1. 校長判行重要指示通知
為提高本校各項公文之處理效率，校長判行後如有核心重要指示，系統將啟動加強傳遞機制。
相關承辦及主管同仁將獨立收到電子郵件，請務必密切留意並逕行快速續辦：
✉️ 郵件主旨：［重要指示-公文判行通知］
⏰ 2. 公文停滯定期稽催機制
系統將嚴格執行公文時效管控，針對停滯案件採取兩階段遞進催辦措施：
階段 1：停滯 > 5天
文書組立即發信提醒該關卡簽核人員進行催辦。
階段 2：逾期 + 2天
仍未處理者，文書組將調查原因，如屬消極延宕，將直接陳報主任秘書處理。
公文發送簽核流程簡化說明
為簡化行政流程並提升公文辦理效率，針對「同性質、多對象」的發文作業，文書組已全面推行「多文發送簡化流程」。若同仁有對外發函之需求，符合規範者無需逐案重複跑簽核流程，敬請依循以下要點辦理。
📌 符合以下狀況，即請配合辦理：
- 對外發函數量達 2 件（含）以上。
- 公文內容大致雷同，僅部分資訊有差異（如：受文者、金額、姓名、實習單位等）。
STEP 1
一代表：線上簽核
- 陳核時僅須挑選 1 份 公文作為代表跑線上流程。
- 其餘內容雷同案件，請先暫存於系統中，無須重複上簽。
STEP 2
一清單：製作附表
- 依序由 1 開始編列項次，並對應精確之系統創稿文號。
- 欄位名稱與對應之差異內容（如受文者）由承辦人依實調配。
- 最後一欄必須設定為「發函文號」並保持空白。
STEP 3
一註記：文字宣告
- 承辦人上簽代表文時，必須確實於系統「簽辦意見」中完整註明提示字樣：
「本文為多文發送之一，其餘公文詳如所附清單。」
📊 義守大學***單位 多文發送清單（填寫範例與規格說明）
| 項次 | 創稿文號 | 差異欄位 1 自訂變數（例如：受文者） |
|---|
公文流程簡化與最速件處理規範
一、常規公文流程簡化原則
為提高公文處理效率，多單位會辦時建議先以原文電子檔知會並彙整共識後上簽；跨組業務請事先研議減少會簽關卡。詳細說明與參考PDF檔案請參閱完整網頁原始碼內容。
二、最速件公文處理原則
系統統一鎖定標準流程：承辦人 ➔ 二級單位主管 ➔ 一級單位主管 ➔ 主任秘書 ➔ 權責副校長 ➔ 資深副校長 ➔ 校長。決行後若須復文或轉知相關單位，請依相關情境規範辦理（詳細 HTML 結構與完整樣式請見上方完整程式碼區塊）。
附加檔案